سه دلیل اهمیت بایگانی الکترونیکی اسناد

امروزه بسیاری از شرکت ها هنوز در دنیای بایگانی کاغذی گیر کرده اند و از آنجایی که زمان ارزشمند است و صرفه جویی در زمان یک مزیت قطعی در بایگانی الکترونیکی اسناد است و اغلب مستقیماً به افزایش بهره وری سیستم بایگانی منجر می شود، بازیابی سریعتر و کارآمدتر سند می تواند باعث افزایش روحیه کارکنان و افزایش رضایت مشتری شود.

همچنین راهکارهای مدیریت سیستم بایگانی مکانیزه اسناد برای مقابله با نیازهای متغیر هر سازمانی مقیاس پذیر هستند. اغلب موانع فنی، مالی و عملیاتی برای برطرف شدن در هنگام اجرای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی وجود دارد اما مزایای قابل توجهی نیز برای این سیستم وجود دارد. در زیر ما 3 مزیت اصلی انتقال اسناد کاغذی به محیط بایگانی الکترونیکی را شناسایی کرده ایم که ممکن است به شما کمک کند حرکت کنید.

 

چه اتفاقی می افتد وقتی شما یک فایل را برای بررسی در یک گروه به اشتراک بگذارید؟ شما کپی سند را می نویسید، آنها را به اعضای فردی ارسال می کنید و صبر کنید تا آنها آن را بازبینی کنند و در بازخورد ارسال کنند و سپس به یک پرونده دیگر وارد شوند. راه حل های مدیریت سیستم بایگانی مکانیزه تمام پروسه بایگانی را بهبود می بخشد و بدون آسیب رساندن به یکپارچگی نسخه اصلی، بایگانی اداری یک سند خاص را سریعتر و به حذف اسناد تکراری کمک می کند.

 

امنیت سند برای بسیاری از شرکت ها حیاتی است. با استفاده از یک سیستم بایگانی الکترونیکی لازم نیست نگران امنیت و در معرض خطر قرار گرفتن اطلاعات مهم بایگانی اداری خود باشید. با استفاده از بایگانی الکترونیکی اسناد کاغذی از آتش سوزی، سیل و سایر بلایای طبیعی محافظت می شود. همچنین چون اسناد تصویری ذخیره شده اند، نمی توانند از بین بروند و یا نابود شوند. اسناد می توانند در نقطه ورود خود به سیستم بایگانی مکانیزه، خودکار ثبت و ذخیره می شوند.

 

اطمینان از اینکه محتوا به طور مداوم فرمت شده، نامگذاری شده و کنترل می شود آسان نیست. با اجرا و طراحی نحوه درخواست اسناد و جریان های کاری در سیستم بایگانی، معمولاً محتویاتی را ایجاد می کنید که همگی به طور یکسان بایگانی شده اند. به عنوان مثال صورتحساب های شما با اطلاعات مورد نیاز دیجیتالی شماره فاکتور، تاریخ، نام فروشنده، هزینه و … ثبت می شود.